Mahnung an den Mieter – Vorlage und Ablauf bei Mietrückstand

Die Miete ist nicht pünktlich auf dem Konto – für Vermieter ein Ärgernis, das schnell zur Belastung wird, wenn es sich häuft. Eine klare, dokumentierte Mahnung ist dann der richtige erste Schritt. Dieser Artikel zeigt dir, wann ein Mieter in Verzug gerät, wie der Ablauf vom freundlichen Hinweis bis zur Kündigung aussieht, was in eine Mahnung gehört – inklusive Vorlage zum Anpassen.

Wann gerät ein Mieter in Verzug?

Die Miete ist üblicherweise bis zum dritten Werktag eines Monats zu zahlen (§ 556b BGB). Zahlt der Mieter nicht, gerät er in Zahlungsverzug.

Eine Besonderheit: Ist der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt – was bei der Miete in der Regel der Fall ist – tritt der Verzug grundsätzlich auch ohne gesonderte Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 BGB). Eine Mahnung ist rechtlich also nicht zwingend Voraussetzung für den Verzug. In der Praxis ist sie aber dringend zu empfehlen: Sie dokumentiert den Vorgang, gibt dem Mieter eine faire Gelegenheit zur Zahlung und schafft eine saubere Grundlage für spätere Schritte.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Zahlungserinnerung (freundlich)

Oft ist eine ausstehende Zahlung schlicht ein Versehen. Ein freundlicher, sachlicher Hinweis mit der Bitte um Begleichung innerhalb einer kurzen Frist löst viele Fälle bereits auf.

2. Mahnung mit Fristsetzung

Bleibt die Zahlung aus, folgt die eigentliche Mahnung. Sie benennt den offenen Betrag konkret, setzt eine klare Zahlungsfrist und weist auf die möglichen Folgen hin.

3. Letzte Mahnung / Androhung der Kündigung

Reagiert der Mieter weiterhin nicht, kann eine deutlichere, „letzte" Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte folgen.

4. Kündigung bei erheblichem Rückstand

Erreicht der Rückstand zwei Monatsmieten (genauer: einen Betrag, der die Miete für zwei Monate erreicht), kann eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs in Betracht kommen (§ 543, § 569 BGB). Hier ist anwaltlicher Rat sinnvoll.

5. Gerichtliches Mahnverfahren oder Räumungsklage

Als letzter Schritt bleiben das gerichtliche Mahnverfahren zur Durchsetzung der Forderung und gegebenenfalls die Räumungsklage.

Was in eine Mahnung gehört

Eine wirksame, nachvollziehbare Mahnung enthält üblicherweise:

• Datum der Mahnung
• Anschrift von Mieter und Vermieter
• Bezug zum Mietverhältnis (Wohnung, Mietvertrag)
• Konkrete Bezeichnung des offenen Betrags und des Zeitraums (z. B. „Miete Mai 2026: 850 €")
• Klare Zahlungsfrist mit konkretem Datum
• Bankverbindung für die Zahlung
• Hinweis auf die Folgen bei weiterem Ausbleiben der Zahlung
• Unterschrift des Vermieters

Mahnkosten und Verzugszinsen

Befindet sich der Mieter im Verzug, kannst du grundsätzlich Verzugszinsen sowie die durch den Verzug entstandenen, tatsächlichen Kosten geltend machen. Wichtig: Eine frei festgelegte „Mahngebühr" in beliebiger Höhe ist nicht zulässig – ersatzfähig sind nur die tatsächlichen, angemessenen Kosten (etwa Porto). Überzogene Pauschalen sind angreifbar.

Vorlage: Mahnung wegen Mietrückstand

Betreff: Mahnung – ausstehende Miete für [Monat/Jahr]

>

Sehr geehrte/r [Name des Mieters],

>

für die von Ihnen gemietete Wohnung [Anschrift, Lage] ist die Miete für [Zeitraum] in Höhe von [Betrag] € bislang nicht auf meinem Konto eingegangen.

>

Ich fordere Sie hiermit auf, den offenen Betrag von [Betrag] € bis spätestens [konkretes Datum] auf folgendes Konto zu überweisen: [IBAN, Kontoinhaber].

>

Sollte die Zahlung bis zu diesem Zeitpunkt nicht eingehen, behalte ich mir weitere Schritte vor. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie diese Mahnung bitte als gegenstandslos.

>

Mit freundlichen Grüßen [Name, Datum, Unterschrift]

Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und sollte an den konkreten Fall angepasst werden.

Häufige Fehler bei der Mahnung

1. Kein schriftlicher Nachweis

Mündliche Erinnerungen lassen sich später nicht belegen. Halte den Vorgang immer schriftlich und nachvollziehbar fest.

2. Betrag und Zeitraum unklar

„Sie sind im Rückstand" reicht nicht. Der offene Betrag und der konkrete Monat müssen eindeutig benannt sein.

3. Keine klare Frist

Ohne ein konkretes Zahlungsdatum bleibt die Mahnung unverbindlich. Setze eine eindeutige, angemessene Frist.

4. Überzogene Mahngebühren

Pauschale Gebühren in beliebiger Höhe sind nicht durchsetzbar. Nur tatsächliche, angemessene Kosten sind ersatzfähig.

5. Zu früh oder zu hart kündigen

Eine fristlose Kündigung setzt einen erheblichen Rückstand voraus und ist rechtlich anspruchsvoll. Wer hier Fehler macht, riskiert eine unwirksame Kündigung.

So behältst du den Überblick

Gerade bei mehreren Einheiten ist es schwer, den Zahlungseingang manuell im Blick zu behalten – und im Zweifel fehlt später der Nachweis, wann was offen war. In Nukelo siehst du pro Einheit auf einen Blick, welche Mieten bezahlt und welche offen sind, und kommunizierst dokumentiert direkt mit deinen Mietern. So hast du den Zahlungsstatus und den Schriftverkehr jederzeit nachvollziehbar an einem Ort. Bei der Frage, welcher Schritt im konkreten Fall der richtige ist, gibt der KI-Rechtsassistent in Nukelo Pro eine erste Einschätzung – er ersetzt aber keine anwaltliche Beratung.

Bis zu 2 Einheiten ist Nukelo komplett kostenlos. → nukelo.app

Fazit

Bei ausbleibender Miete ist eine klare, dokumentierte Mahnung der richtige erste Schritt – auch wenn der Verzug bei kalendermäßig bestimmtem Termin streng genommen automatisch eintritt. Der Ablauf führt von der freundlichen Zahlungserinnerung über die Mahnung mit Fristsetzung bis hin zur Kündigung bei erheblichem Rückstand. Wer Betrag, Zeitraum und Frist sauber benennt und alles schriftlich festhält, steht im Streitfall auf der sicheren Seite. Vor einer fristlosen Kündigung wegen Zahlungsverzugs lohnt sich anwaltlicher Rat.